Digitale Dienst- und Einsatzplanung

Der Job der Pflegedienstleitung (PDL) ist eine äußerst anspruchsvolle Aufgabe. Im Spannungsfeld zwischen Patientenwohl, Verantwortung für die Mitarbeitenden und ökonomischen Anforderungen müssen Verantwortliche mit der Dynamik ständiger Veränderungen umgehen. Das gilt für die Leitungen ambulanter Pflegedienste in besonders hohem Maße. Schon bei der ersten Angebotserstellung müssen die unterschiedlichen Budgetgrundlagen und Finanzierungsbesonderheiten der Pflege zu einer für den Klienten stimmigen und ökonomisch sinnvollen Kalkulation zusammengeführt werden. In der Einsatzplanung müssen dann zahlreiche zusätzliche Aspekte wie z.B. Wegestrecken und -zeiten, Verkehrsaufkommen, aktuelle Klienten-Ereignisse berücksichtigt werden. Dazu kommt die Abgleichung mit dem Dienstplan, der – mit Rücksicht auf die Beschäftigten – trotz häufig auftretender Ad-hoc Situationen weitestgehend verlässlich sein muss. Kurz gesagt, die Arbeit der Pflegedienstleitung ist hoch komplex. Digitale Instrumente, die die vielfältigen Anforderungen abbilden und vernetzen, können hier wertvolle Unterstützung leisten.

„Management für Fortgeschrittene mit Nerven aus Stahl.“ – so könnte die Stellenausschreibung für die Position der Pflegedienstleitung im ambulanten Bereich lauten. „Schon bei der ersten Beratung gilt es, den individuellen Pflegebedarf mit den Finanzierungsmöglichkeiten und Budgets diverser Kostenträger, wie Pflegeversicherung, Krankenkassen, Sozialämtern etc. sinnvoll abzubilden“, erklärt Jan Sprenger, Nationaler Key-Account-Manager bei NOVENTIcare, eines auf ambulante Pflegedienste spezialisierten Software-Anbieters. Für die Einsatzplanung gilt es, routinemäßig das Unmögliche möglich zu machen. Herr N. muss um neun Uhr mit Waschen, Anziehen, Frühstücken fertig sein, weil er dann zur Tagespflege abgeholt wird. Frau B. wohnt zwar ganz in seiner Nähe, kann aber leider nicht vom selben Mitarbeitenden versorgt werden, weil sie behandlungspflegerische Leistungen benötigt. Frau O. leidet an beginnender Demenz. Deshalb sind verlässliche zeitliche Strukturen für sie von entscheidender Bedeutung.

„Alle verschiedenen Bedarfe und Wünsche mit konstanten Personalressourcen unter einen Hut zu bekommen, ist somit eine hochkomplexe Aufgabe, zumal sich aus der Tagesstruktur wiederkehrende Einsatz-Peaks ergeben“, so Sprenger. Morgens, mittags, abends müssen nicht nur Mahlzeiten gereicht, sondern auch Medikamente oder Injektionen gegeben, die Körperpflege unterstützt und andere Aufgaben erledigt werden. Nachmittags um drei Uhr oder morgens um elf Uhr fällt dagegen relativ wenig Arbeit an. Dazu kann es jederzeit vorkommen, dass ein Klient mehr Zeit als geplant benötigt oder einen Einsatz absagt. Auch das aktuelle Verkehrsgeschehen spielt für die Anfahrten in der ambulanten Pflege eine entscheidende Rolle.

Sprenger: „In diesem dynamischen Umfeld Einsätze und Touren zu planen und diese mit den Dienstplänen für die Mitarbeitenden zu synchronisieren, verlangt ein hohes Maß an Voraussicht und Flexibilität.“ Für die Leitungen ambulanter Pflegedienste gehört dies alles zum Tagesgeschäft. Dazu kommen Neuaufnahmen, Bedarfsermittlungen, Beratungen von Klienten und Angehörigen, komplexe Angebotserstellungen und last but not least muss all das betriebswirtschaftlich realistisch kalkuliert und umgesetzt werden.

Digitale Instrumente zur Einsatz- und Dienstplanung unterstützen schon vor der Klientenaufnahme

„Je besser die Zeit- und Kosten-Prognose, desto besser die Planung und desto reibungsloser später der Ablauf“, betont Sprenger. „Deshalb setzen intelligente Planungstools für die ambulante Pflege schon bei der Angebotserstellung an. Sind die notwendigen Bedarfe und die individuellen Wünsche erfasst, erstellt das Programm automatisch alternative Angebote unter Berücksichtigung aller in Frage kommenden Kostenträger und Budgets“, so Sprenger weiter. So wird sichergestellt, dass während der Beratung alle einsetzbaren Budgets transparent dargestellt werden. Denn anderenfalls bestünde die Gefahr, bestimmte Möglichkeiten außer Acht zu lassen, was sowohl für Klienten als auch für Pflegedienste Nachteile hätte: Klienten würden weniger Leistung erhalten und Pflegedienste geringere Einnahmen erzielen.

In professionellen digitalen Planungsinstrumenten sind alle Informationen zu den unterschiedlichen Kostenträgern und den von ihnen finanzierten Leistungen hinterlegt. So können die tatsächlich gegebenen Budgets optimal ausgeschöpft und das bestmögliche Leistungsprofil für den Klienten zusammenstellt werden. „Alternative Leistungsangebote können dann testweise in die bestehenden Abläufe integriert werden, um auch das eigene Budget realistisch zu kalkulieren“, erläutert Sprenger. Dabei berücksichtigt das Programm die erforderlichen Mitarbeiterressourcen und -qualifikationen, aber auch Tourenplanung und Wegezeiten von Anfang an. So können Verantwortliche schon in der Planung erkennen, ob und wie die Aufnahme eines neuen Klienten aus organisatorischen und wirtschaftlichen Gründen sinnvoll darstellbar ist und entsprechende Angebote unterbreiten. Diese betriebswirtschaftliche Unterstützung ist auch deshalb so wichtig, weil in der Ausbildung zur Pflegedienstleitung der Fokus nach wie vor ausschließlich auf der fachlich pflegerischen Qualifikation liegt.

Mehr Transparenz und Sicherheit für Klienten, Angehörige und den Pflegedienst

Ein digitales Planungstool erleichtert auch die Kommunikation mit Klienten und Angehörigen. Mögliche Leistungskomponenten können zum Beispiel in einer Präsentation anschaulich dargestellt werden. Die Erfassung des individuellen pflegerischen Bedarfs erfolgt strukturiert und übersichtlich. „Alternative Finanzierungsoptionen können direkt vor Ort unter Berücksichtigung sämtlicher Kostenträger gemeinsam durchgespielt werden. Dabei werden sämtliche Kostenaspekte, zum Beispiel Wochenend- oder Nachtzuschläge in die Kalkulation übernommen, sodass Klienten und Angehörige die Kosten realistisch einschätzen können und kein Nachbesserungsbedarf wegen vergessener Zusatzkosten entstehen kann“, so Sprenger. „Auch die Leistungen selbst mitpflegender Angehöriger können in den Vertragsentwürfen festgehalten und in den Kalkulationen berücksichtigt werden.“ Diese Klarheit überzeugt und kommt allen zugute. Alternative Vertragsentwürfe können dann mit einem mobilen Drucker direkt ausgedruckt oder auch als PDF an die Entscheider versandt werden.

Jeder Tag ist anders. Das gilt besonders in der ambulanten Pflege.

Neben der Fachkompetenz gehört die Zuverlässigkeit sicher zu den wichtigsten Qualitäten eines ambulanten Pflegedienstes. Diese zu gewährleisten, ist allerdings gar nicht so einfach. Dass bei einem Pflegeeinsatz plötzlich erhöhter Zeitbedarf anfällt, Einsätze abgesagt oder zum Beispiel wegen eines Arztbesuches verschoben werden müssen, ist eher der Normal- als der Sonderfall. Und natürlich können auch Mitarbeiter mal im Stau feststecken oder krankheitsbedingt ausfallen. Dennoch müssen die vereinbarten Leistungen möglichst im vereinbarten Zeitfenster erbracht werden. Sprenger führt aus: „Hier können leistungsfähige digitale Planungsinstrumente eine wertvolle Unterstützung sein. Denn sie berücksichtigen alle relevanten Informationen zur Erstellung alternativer Planungen – vom erforderlichen Zeitbedarf über das benötigte Qualifikationslevel bis hin zur alternativen Tourenplanung unter Einbeziehung der aktuellen Verkehrssituation.“ So lässt sich das tägliche Chaos souverän beherrschen, ohne die Mitarbeiter zu überlasten.

Gute Planung sorgt für gute Mitarbeiter

Denn der vieldiskutierte Fachkräftemangel ist auch und gerade in Pflege ein großes Problem. Da die Budgetstandards für alle gleich sind, kommt der professionellen Planung bei der Mitarbeiterbindung und -gewinnung eine zentrale Bedeutung zu. Sprenger betont: „Erstens kann ein Dienst, der betriebswirtschaftlich sinnvoll plant und handelt, höhere Gehälter bieten. Zweitens lässt sich nur durch eine durchdachte Vernetzung von Einsatz- und Dienstplanung sicherstellen, dass die vereinbarten Arbeitszeiten trotz spontaner Änderungen zumindest weitgehend eingehalten werden können.“ Für Pflegende zwei entscheidende Argumente. Klar, dass zufriedene und motivierte Mitarbeiter außerdem die Pflegequalität erhöhen und ganz nebenbei für eine gute Außendarstellung sorgen.

Fazit

Digitale Instrumente können in der ambulanten Pflege die Einsatz- und Dienstplanung erheblich vereinfachen und optimieren. Denn sie garantieren sowohl in der Kalkulation und Planung als auch im Falle aktueller Änderungen die Einbeziehung aller wichtigen Aspekte, von der benötigten Qualifikation der Mitarbeiter bis zur aktuellen Verkehrssituation. Durch die Kongruenz von Einsatz- und Dienstplanung kann eine Überbelastung der Mitarbeiter besser vermieden werden. Diese Funktionen können die PDL deutlich entlasten. Der wichtigste Pluspunkt digitaler Planungslösungen ist aber vielleicht die Einbeziehung der betriebswirtschaftlichen Auswirkungen jeder Entscheidung. So wird es für die in der Regel fachlich hoch qualifizierten, aber betriebswirtschaftlich eher wenig kompetenten Verantwortlichen erheblich vereinfacht, auch ökonomisch erfolgreich zu handeln.

Autorin: Cora Rosenkranz, IT-Journalistin für Wordfinder

Seit über 25 Jahren entwickelt und vertreibt die NOVENTI Care GmbH innovative Softwareprodukte speziell für das Pflegemanagement. Ihr Schwerpunkt liegt auf der intelligenten Vernetzung von Arbeitsprozessen: Beginnend mit einer wirtschaftlichen Planung mit Blick auf Personalkosten und Budgetgrenzen über die Dienst- und Einsatzplanung bis zur mobilen Datenerfassung. Mit mehr als 1.400 Bestandskunden zählt die NOVENTI Care GmbH zu den größten Anbietern von digitalen Pflege-Lösungen.

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