Executive Coach Dorette Segschneider erklärt, warum die virtuelle Kommunikation ein Nährboden für Missverständnisse ist.

Homeoffice. Unendlich viele Calls an einem Tag. Von einer Online-Konferenz zur anderen. Multitasking auf allen Ebenen. Handy an, WhatsApp checken, Online-Konferenz, E-Mail-lesen, Antwort schreiben. Nicht mal Zeit fürs „Pinkeln“. Willkommen im „new normal“.

Das Gehirn wird dauerbeschallt.

Alltag in vielen Firmen – Homeoffice-Alltag der Mitarbeiter.

„Die Dauerbeschallung führt zu immer kürzeren Aufmerksamkeitsspannen als in Präsenzmeetings. Studien belegen, dass virtuelle Botschaften 18x (in Worten achtzehn!) wiederholt werden müssen, wenn man sichergehen will, dass der Inhalt auch tatsächlich angekommen ist, weil das Gegenüber nicht zugehört hat – versunken im Multitasking. Das Missachten der Spielregeln der virtuellen Kommunikation führt häufig zu Missverständnissen. Die Konzentration lässt nach, vieles, was gesagt wird, wird nicht gehört und hinterher heißt es: Das habe ich nicht gewusst“, erklärt Dorette Segschneider. Um die Konzentration optimal zu unterstützen, gelte es – neben wichtigen Kommunikationsregeln auch formale Aspekte zu berücksichtigen.

So wäre es bspw. wichtig, vor einem Meeting den Kanal sorgsam auszuwählen. „Treffen wir uns mit Kamera oder ohne? Oder greife ich – z. B. bei einem eher informellen Gespräch –
lieber auch mal wieder zum Hörer?“, sagt Dorette Segschneider. Auch die Länge der Meetings solle an die verkürzte Aufmerksamkeitsspanne angepasst werden: lieber kurze Meetings dafür eine höhere Frequenz, verrät die Executive Coach. Wichtig sei auch eine gute Planung im Vorfeld – einmal auf der rein formalen Ebene: z. B. immer eine klare Agenda raussenden aber auch auf der psychosozialen Ebene: Wie gelingt es, die Mitarbeiter aktiv und „menschlich“ abzuholen? „Emotionale Intelligenz ist mehr denn je gefragt. Zur Stärkung der psychosozialen Beziehungen hat sich z.B. ein regelmäßiger Check-In und Check-Out von 5 Minuten sehr bewährt“, sagt Dorette Segschneider. „Diesen Check-In sollte man zum einen zeitlich einplanen und zum anderen inhaltlich gut vorbereiten. Check-In-Fragen sind ein Ersatz für den informellen Austausch, der vor einem Präsenzmeeting normal ist und haben die Aufgabe, für eine entspannte Stimmung zu sorgen“, führt Segschneider weiter aus und ergänzt: „Je entspannter das Gehirn desto kreativer und desto besser kann jeder sein volles Potenzial abrufen.“
Führungskräfte würden die Notwendigkeit einer entspannten Haltung ihrer Mitarbeiter häufig unterschätzen. Wer unter Druck stehe, seine Sorgen für sich behalten müsse, der agiere im Angstmodus. Wer im Angstmodus agiert, hat wiederum nur drei Verhaltensalternativen: Freeze.Fight.Flight. Schon ein 5-minütiger Check-In könne dazu beitragen, für Entspannung zu sorgen mit den entsprechenden positiven Folgen. Mögliche Check-In-Fragen sind:

1. Worauf freust Du Dich nächste Woche am meisten?
2. Welches Emoji beschreibt Deine Stimmung gerade am besten?
3. Was hat Dich in der letzten Zeit inspiriert? u.v.m

Wer den Check-In ausdehnen möchte, der kann auch ein sogenanntes Speed-Dating zu Beginn machen und die Mitarbeiter in zufällige Break-Out-Sessions schicken mit einer inspirierenden Frage z. B.: Was würdest Du als erstes tun, wenn Corona ganz vorbei ist?

„Die Kernbotschaft, um Missverständnisse zu vermeiden, lautet: Der Mensch steht im Mittelpunkt (und nicht das kleine Fenster am Computer). Man kann z. B. regelmäßig Dialogräume anbieten, in denen Mitarbeiter sich zehn Minuten vor einem Meeting zum informellen Austausch einloggen können oder Lead&Lerngruppen bilden für den Austausch in kleinen, organisierten Gruppen oder bpsw. „Working out Loud“ zur Verfügung stellen. Der Kreativität sind hier keine Grenzen gesetzt,“ davon ist Dorette Segschneider überzeugt. „Es geht um das Schmiermittel zwischen den Menschen. Zu erfahren: „Wie geht“s uns miteinander? Gibt es Themen, die anstehen? Gibt es Schwierigkeiten? Wie war das heute für Dich?“

Wenn man die Besonderheit in der virtuellen Kommunikation beachtet, vermeidet man Missverständnisse und aus dem Desaster wird ein Glücksfall.

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Dorette Segschneider – Winning Excellence!

Hoher Leistungsdruck, schwierige Situationen und Herausforderungen auf allen Ebenen – das Topmanagement muss sich immer größeren Anforderungen stellen.

Dorette Segschneider bietet als Executive Sparringspartner neue Perspektiven, gerade in scheinbar aussichtslosen Situationen. Sie sagt, was sie denkt und steht zu dem, was sie sagt. Auf dieser Basis ist sie Vertraute in vielen Führungsetagen. Das bedeutet für Dorette Segschneider auch, Schwierigkeiten ansprechbar zu machen, blinde Flecken aufzudecken und Potenziale herauszufordern. Denn sie weiß: Das Geheimnis erfolgreicher Führung liegt in der Persönlichkeit jedes Einzelnen. Ihr Ziel ist es, als Executive Sparringspartner und Trusted Advisor ihre Klienten hin zu Spitzenleistungen zu entwickeln.

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