6 Strategien gegen die Personalknappheit bei Medizinischen Fachangestellten (von Gundolf Meyer-Hentschel)

Aktualisierte Fassung eines Beitrags, der am 30. Januar 2022 auf arzt-wirtschaft erschienen ist.

Über 17.000 MFA Stellenangebote

Aktuell (März 2022) gibt es im Jobportal der Bundesagentur für Arbeit über 17 Tsd MFA Stellenangebote. Viele niedergelassene Ärzte suchen MFA und können die offenen Stellen nur nach langer Suche und/ oder nicht optimal besetzen.

Zu den Ursachen zählt zum einen eine erhöhte Nachfrage der Wachstumsbranche Gesundheit. Dem gegenüber steht ein geringer werdendes Potential an möglichen Arbeitskräften. Dies hängt in erster Linie zusammen mit der demografischen Tatsache, dass die Geburtenzahlen in Deutschland – von zeitweiligen kurzen Erholungsphasen abgesehen – seit den 1960er Jahren rückläufig sind. Nach einem Höchststand von 1,36 Millionen Geburten (im Jahr 1964), liegen die Geburtenzahlen aktuell (Jahre 2015 bis 2020) zwischen 737 Tsd und 792 Tsd pro Jahr.

War for talent – MFA Stellenangebote
Viele Lösungswege werden vorgeschlagen, um mit seinen MFA Stellenangeboten die Nase vorn zu haben: Von Personalmarketing in allen Facetten, über die Zahlung von überdurchschnittlichen Löhnen bis hin zur Ansprache von potenziellen Azubis schon in der Schule. Solche Massnahmen lassen sich zusammenfassend bezeichnen als war for talent: Man akzeptiert einen immer stärkeren Wettbewerb um gute Nachwuchskräfte und beteiligt sich aktiv daran. Wie jeder Krieg erfordert dies nicht unerhebliche Ressourcen und der erfolgreiche Ausgang ist ungewiss. Deshalb kann es sich für Niedergelassene lohnen, alternative Lösungsansätze ins Auge zu fassen.

Personalreserven entdecken und nutzen
Zunächst drei Denkanstösse, wie man der Personalknappheit – der grossen Zahl der MfA-Stellenangebote – durch kreative Lösungsansätze begegnen kann, indem man Personalreserven nutzt, die andere noch nicht für sich entdeckt haben.

Erstens: Ruheständler reaktivieren
Es gibt eine wachsende Zahl von Menschen, die sich im Ruhestand befinden, aber gerne noch stundenweise arbeiten würden. Diese erfahrenen Kräfte lassen sich im Labor einsetzen, für Verbandswechsel usw. Für solche Tätigkeiten kommen nicht nur MFA in Frage. Auch Gesundheits- und Krankenpflegepersonal oder Fachkräfte aus der Altenpflege sind geeignet und vergrößern die Zahl der für eine Praxis sinnvollen Kandidaten. Manchmal kann man schon mit einem Aushang in einem nahe gelegenen Krankenhaus oder Altenpflegeheim Erfolg haben.

Zweitens: Home Office-Kräfte suchen und einsetzen
Arbeitskräfte, die aktuell nicht vor Ort in einer Praxis arbeiten können, z.B. weil sie Kinder haben oder ältere Familienangehörige betreuen, sind ein weiteres Personalreservoir, das Niedergelassene nutzen können. Mit überschaubarem technischem Aufwand kann man solchen Arbeitskräften einen Home Office-Arbeitsplatz einrichten, von dem aus sich Gutachten schreiben lassen, Privatabrechnungen erledigt werden können usw.

Drittens: Fachfremde Arbeitskräfte
In fast jeder Praxis gibt es eine Reihe von Tätigkeiten, die nicht unbedingt von MFAs erledigt werden müssen, z.B. Telefon, Scannen, Reinigungs- und Organisationstätigkeiten. Für solche Tätigkeiten kann – zur Entlastung des MFA-Teams – der Einsatz fachfremder Kräfte sinnvoll und lohnend sein.

Im Weiteren geht es um Überlegungen, mit weniger Personal auszukommen, um auf diese Weise die Abhängigkeit vom knappen Angebot am Arbeitsmarkt zu verringern.

Praxisinhaber als Unternehmer: Betriebswirtschaftliche Strategien
Ein kurzer Blick in die Betriebswirtschaftslehre: Wenn ein Produktionsfaktor – in unserem Fall MFA – knapp ist und/oder immer teurer wird, versucht der Unternehmer, diesen Produktionsfaktor zu substituieren. Dies ist eine klassische Vorgehensweise in vielen Unternehmen. Und Arztpraxen sind Unternehmen. Es spricht also nichts dagegen, diesen Gedanken weiter zu spinnen.

Ziel könnte sein, seine Arztpraxis so zu organisieren, dass sie mit weniger Personal auskommt. Spontanes Gegenargument: Das geht nicht! Verständlich, denn man sucht ja Personal, weil man das Gefühl hat, die Arbeit wächst einem über den Kopf. Deshalb nachfolgend einige Impulse, warum es vielleicht doch geht.

(1) Substitution von Personal durch Technik
Erfreulicherweise bieten Praxis-EDV-Systeme und andere IT-Anbieter seit einiger Zeit immer mehr Module an, welche die MFA einer Praxis entlasten können. Es gibt z.B. intelligente (KI-basierte) Telefon-Assistenten und verschiedenste Möglichkeiten für Online-Terminvereinbarungen. Richtig eingesetzt, haben solche Systeme – je nach Praxisgrösse – das Potential, mit einer halben oder sogar ganzen MFA-Stelle weniger auszukommen. Ein nachvollziehbarer Grund, warum Praxisinhaber solchen technischen Innovationen skeptisch gegenüberstehen, ist der Startaufwand für Installation, Änderung der Arbeitsabläufe usw. Denn das alles muss neben dem normalen Praxisalltag geleistet werden, der sowieso kaum Luft zum Atmen lässt. Die Frage ist, will man weiter unter Personalmangel leiden oder das Thema entschlossen anpacken? Ein erster – und mit geringem Aufwand umsetzbarer – Ansatz: Bieten Sie Ihren Patienten die Möglichkeit, per eMail mit der Praxis zu kommunizieren. Auf diese Weise kann zeitliche Spitzenbelastungen der Telefonzentrale verringern. Konkrete Tipps finden Sie hier: https://mho.world/effiziente-email-kommunikation-patienten-arztpraxis-digital/

Ein zweiter Denkanstoss:

(2) Zurückfahren von Delegation
Über viele Jahre war Delegation von Leistungen an MFA das probate Mittel, um den Ertrag einer Praxis zu steigern. Andererseits muss man sehen, dass jede Form von Delegation Schnittstellen und notwendige Kontrollpunkte schafft. Das wiederum ist Aufgabe der delegierenden Personen.

Impuls: Als Behandler könnte man sich kritisch fragen, welche delegierten Aufgaben man vielleicht wieder an sich ziehen und rasch selbst erledigen könnte. Manchmal wird man dann feststellen, dass gewisse Prozesse in dieser Konstellation sogar stressfreier ablaufen, weil man weiss, dass sie erledigt sind und keine Kontrolle nötig ist.

Wenn man an das Prinzip der Delegation gewöhnt ist, bleiben vermutlich gewisse Gedanken nicht aus: Das könnte jetzt wirklich eine MFA erledigen. Oder: Habe ich dafür studiert? Ich bin schliesslich hoch qualifiziert. Einverstanden, aber wenn der Arbeitsschritt schneller erledigt ist und die Kontrolle entfällt, macht es aus unternehmerischer Sicht meistens Sinn. Und ist zudem ein konkreter Schritt, den Bedarf an MFA-Stunden zu reduzieren.

(3) Personal als Prestige-Symbol?
Schliesslich – um die betriebswirtschaftliche Betrachtung komplett zu machen – könnte man sich als Praxisinhaber selbstkritisch betrachten: Ist die Zahl der MFA für mich vielleicht auch so etwas wie ein Statussymbol oder etwas, woran ich mich einfach gewöhnt habe? Wir hatten schon immer vier MFA. Jeder mag sich selbstkritisch fragen, ob das vielleicht der Fall sein könnte, ohne dass einem das bisher aufgefallen ist.

Die Kernaufgabe von Medizinern ist sicher nicht, Arbeitgeber zu sein, sondern die Gesundheit von Menschen wiederherzustellen bzw. zu erhalten und dabei einen angemessenen Gewinn zu erwirtschaften. Je weniger Einsatz des knappen und teuren Faktors Personal eine Praxis dafür benötigt, desto besser ist ihre unternehmerische Leistung zu bewerten.

Zusammenfassung
Am Arbeitsmarkt für MFA treffen steigende Nachfrage (die Gesundheitswirtschaft wächst) auf ein sinkendes Angebot (niedrige Geburtenzahlen). Erschwerend kommt hinzu, dass die in naher Zukunft in den Arbeitsmarkt eintretenden Jahrgänge von 2005 bis 2011 mit jeweils unter 700 Tsd Geburten die schwächsten seit Bestehen der Bundesrepublik sind.

Mit Entspannung am Arbeitsmarkt ist also nicht zu rechnen, eher damit, dass die Zahl der MFA Stellenangebote – der personalsuchenden Praxen – weiter steigen wird. Für Arztpraxen sind drei grundlegende Strategien möglich: (1.) Einsteigen in den War for talent. (2.) Personalreserven nutzen, die andere noch nicht für sich entdeckt haben. (3.) Unternehmerisch kluge Lösungen suchen, um den Bedarf am knappen Faktor Personal, der zudem fast immer der grösste Kostenblock ist, zu reduzieren.

Beitrag inkl. Quellen:
https://mho.world/stellenangebote-medizinische-fachangestellte-mfa-arbeitsmarkt-arztpraxis/

Meyer-Hentschel Online World ist ein Geschäftsbereich des Forschungs- und Beratungsunternehmens Meyer-Hentschel Institut (gegr. 1985, Saarbrücken/ Zürich). In diesem Geschäftsbereich haben wir unser grosses Know-how für die Online Welt gebündelt und gezielt abrufbar gemacht.

Diese Konstellation bietet unseren Kunden drei Vorteile:

1. Digitale Dienstleistungen mit der Professionalität und Verlässlichkeit eines etablierten Unternehmens.
2. Spitzenleistungen zu tiefen Preisen durch Spezialisierung auf Freie Berufe, insbesondere Ärzte.
3. Als Forschungs- und Beratungsunternehmen verstehen wir uns als faire Berater unserer Klienten.

Kontakt
Meyer-Hentschel Online World
Gundolf Meyer-Hentschel
Science Park 2
66123 Saarbrücken
+49 681 841 203 111
mh@mho.world
https://mho.world

Bildquelle: Screenshot: arbeitsagentur.de (16.03.2022)