Entscheidend ist nicht die Technik

Die Digitalisierung von Geschäftsmodellen und Prozessen gestaltet sich für große wie kleine Unternehmen oft komplizierter als zunächst angenommen. „Ein wesentlicher Grund für Verzögerungen und Reibungsverluste in der Einführung digitaler Systeme liegt in einer vornehmlich budget- und technisch orientierten Auffassung der Aufgabe“, beobachtet Guido Breunung, Geschäftsführer der Kölner IT-Beratungsfirma digitisation GmbH. Dabei würde den sogenannten weichen Faktoren zu wenig oder zu spät die notwendige Beachtung geschenkt: der etablierten Unternehmenskultur und dem Bedürfnis der Organisation nach Stabilität und Sicherheit.

Im Entscheidungsprozess einer Geschäftsführung zugunsten von digitalen Lösungen spielen sowohl das Potenzial als auch die Grenzen eine zentrale Rolle. Für IT-Verantwortliche ist die Umsetzung klarer Vorgaben in digitale Lösungen anschließend eine durchaus anspruchsvolle, aber lösbare Aufgabe. Damit allein sind die Grundvoraussetzungen für eine erfolgreiche Umsetzung jedoch nicht erfüllt.

„Für die betroffenen Mitarbeiter bedeutetet die Umstellung auf digitale Prozesse eine tiefgreifende Veränderung, die unweigerlich mit Verunsicherung, Vorbehalten und oft auch Ängsten verbunden ist“, weiß Guido Breunung aus der Praxis. Entscheidend für den Erfolg von Digitalisierungsprojekten sei deshalb neben strategischen, strukturellen und technischen Aspekten in hohem Maße die Sorgfalt, mit der die Mitarbeiter an die Veränderung herangeführt und während der Umstellung begleitet werden.

In zahlreichen Studien hat sich eine klare Rangliste der Erfolgsfaktoren für Digitalisierungsprojekte in Unternehmen und Institutionen herauskristallisiert: Kundenzentriertes Geschäftsmodell, Datenverfügbarkeit, Hard- und Software, Einführung einer digitalen Denkweise sowie eine einheitliche digitale Unternehmensstrategie/Vision. „Wenn dem Faktor Mensch, also dem allgemeinen Verständnis für das Warum und das Wie, von Anfang an die notwendige Bedeutung beigemessen wird, lassen sich vorhersehbare Schwierigkeiten in der Umsetzung vermeiden“, betont Breunung.

In der alltäglichen Beratung und Unterstützung von Digitalisierungsprojekten konzentriert sich sein Team deshalb neben den strategischen und technischen Aspekten ausdrücklich auch auf den Wandel, der in den Köpfen der Mitarbeiter stattfinden soll. Zu den entscheidenden Aufgaben zählt dabei die Überzeugungsarbeit durch das Management, der gezielte Abbau von Ängsten und die Einbeziehung der Betroffenen in die Ausgestaltung der Lösung. Breunung: „Die Erfahrung zeigt, dass die Einbindung der Mitarbeiter nicht nur als ein Zeichen von Wertschätzung verstanden wird, sondern in aller Regel auch wertvolle Gedanken und Ideen liefert.“ Befürworter würden gestärkt, Skeptiker zu Mitstreitern bekehrt und damit wesentliche Voraussetzungen für eine erfolgreiche Umsetzung von Digitalisierungsprojekten erfüllt.

Die digitisation GmbH, Köln, hilft kleinen und mittelständischen Unternehmen bei den Herausforderungen in den Bereichen Informationstechnologie/Telekommunikation und Digitalisierung.

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