Die Digitalisierung ist aus dem Alltagsleben nicht mehrwegzudenken. Selbstverständlich ist auch die Geschäftswelt davon betroffen. Nur die Unternehmen, die spätestens jetzt damit beginnen, ihre Abläufe und Prozesse weitestgehend zu digitalisieren, werden in naher Zukunft überhaupt noch eine Chance haben, am Markt erfolgreich bestehen zu können. Nicht etwa, dass die Unternehmen, die nichts von Digitalisierung halten, schlecht wären, mangelhafte Produkte oder unzureichende Dienstleistungen anbieten würden. Das ist damit gar nicht gemeint. Es ist einfach so, dass die anderen Marktteilnehmer, die rechtzeitig ihr Geschäftsmodellintelligent digitalisieren, wahrscheinlich die besseren Chancen haben, ganz vorne am Markt dabei zu sein. Während die einen Firmen noch innerbetriebliche Ehrenrunden drehen, polarisieren andere schon durch innovative Ideen.

Digitalisierung als Mittel zum Zweck
Es geht nicht darum, in den Unternehmen möglichst viele Dinge zu digitalisieren, weil das dem Zeitgeist entspricht. Vielmehr soll damit überflüssige, teils redundante Arbeit ohne tiefere Wertschöpfung vermieden werden, damit sich die Mitarbeiter wieder ihrem Kerngeschäft widmen können. Wenn beispielsweise der Sales einen halben bis ganzen Tag damit verbringt, ein Angebot zu erstellen und damit vor großen administrativen Hürden steht, kann er sich in dieser Zeit ganz sicher nicht um die Neuakquise oder Pflege eines bestehenden Kunden kümmern. Das Ziel muss es sein, schnell und lösungsorientiert die Anforderungen des Tagesgeschäftes umzusetzen. Dass dies unter Berücksichtigung der Effizienz und Ertragsmaximierung geschehen sollte, versteht sich von selbst. Der Umwandlungsprozess läuft bereits Die Arbeitswelt verändert sich, wird schneller und agiler. Die Mitarbeiter müssen sich von altbewährten, eingefahrenen Prozessabläufen lösen. Immer mehr Informationen aus den verschiedensten Kommunikationskanälen müssen aufgenommen und verarbeitet werden. Gab es früher lediglich die physische Post, Fax und Telefon, gilt es heute auch Inputs per E-Mail, Chats, Video-Chats oder Collaboration-Tools zu berücksichtigen.

Was bedeutet das für die Mitarbeiter?
Die Mitarbeiter müssen heute flexibel, agil und lösungsorientiert arbeiten. Und das innerhalb kürzester Zeit. Für viele ist das kein Problem, einige Mitarbeiter jedoch fühlen sich abgehängt und kommen mit dieser schnellen Entwicklung einfach nicht mit. Das Fachwissen, das diese zum Teil langjährigen Kollegen haben, ist jedoch immens. Es wäre ein fataler Fehler, dieses Know-how brach liegen zu lassen. Was Unternehmen tun können Modern aufgestellte Firmen haben die Problematik erkannt und stellen ihren Mitarbeitern neben dem neuesten Hardware-Equipment auch modernste Software-Lösungen zur Verfügung. Die Vernetzung der Mitarbeiter untereinander ist gewünscht und wird gefördert. Studien haben gezeigt, dass durch den Einsatz innovativer Collaboration-Tools die Zusammenarbeit abteilungsübergreifend besserfunktioniert. Umständliche Rückfragen sind passe, Detailfragen werden pragmatisch und schnell per Chat oder Video-Calls gelöst. Das Train-the-Trainer-Modell hat sich in vielen Firmen als sehr erfolgreich herausgestellt. Hier werden einige Mitarbeiter zu sogenannten Key Users ausgebildet, die dann ihren Kollegen bei Fragen im Umgang mit der neuen Software helfen können. Der Lerneffekt der Beteiligten ist enorm, da das Wissen auf Augenhöhe vermittelt wird, ohne aufwendiges Schulungsgebahren.

Als Unternehmen die Ziele erklären
Bei der Ankündigung von Digitalisierungsprojekten haben die Verantwortlichen oftmals mit großen Ressentiments ihrer Kollegen zu kämpfen. Das Neue und Unbekannte macht einigen Mitarbeitern Angst, sie fühlen sich in ihrer Komfortzone bedroht. Das kann sogar bis hin zu Existenzängsten gehen, die Befürchtung vor dem Verlust des Arbeitsplatzes ist besonders bei älteren Arbeitnehmern nicht zu unterschätzen. Hier ist es wichtig, die Ziele des Projektes intern zu verkaufen. Dazu gehört die vollkommene Transparenz – sowohl die Vorteile, aber auch die Herausforderungen sind ganz klar anzusprechen. Nur so kann man mit einem Commitment der Belegschaft rechnen. Erfahrungsgemäß sind gerade die größten Skeptiker später die glühendsten Befürworter, wenn man sie gleich von Anfang an mit ins Projekt einbindet.

Unterstützung per Remote
Einige Unternehmen haben sich auch für die Unterstützung professioneller IT-Firmen entschieden. Durch im Vorfeld erarbeiteten Service-Level-Agreements werden Interventions- und Reaktionszeitendefiniert. Diese Firmen verfügen über erfahrende IT-Profis, die je nach Bedarf den First- oder Second-Level-Support übernehmen. Je nach Ausprägung des Service-Vertrages ist es diesen Spezialisten sogar möglich, per Remote-Zugang in das Backend des Mitarbeiters zu gelangen, um dort bei der Fehlerbehebung zu helfen. Das Systemhaus IT-Pur.de ist beispielsweise so ein Verbund von IT-Spezialisten, die Niederlassungen in Pinneberg, Essen, Wesel, Bergheim, Köln und Siegburg haben. Von dort kann jederzeit schnell und pragmatisch Hilfe angefordert werden. Und durch das ausgezeichnete Netzwerk dieser IT-Partner steht stets das erforderliche Wissen zur Verfügung.

Den Weg in die Digitalisierung professionell angehen
Es empfiehlt sich, nicht einfach irgendetwas im Unternehmen zu digitalisieren. Und nur weil einer der Angestellten besonders IT-affin ist, muss das nicht zwangsläufig bedeuten, dass er der richtige Mann für anstehende Digitalisierungsprojekte ist. Aufgrund der Komplexität heutiger IT-Anforderungen ist es ratsam, unbedingt externe IT-Spezialisten zu involvieren. Das Systemhaus IT-PUR verfügt über Fachleute, die sich bei Themen wie IT-Sicherheit und Cloud-Lösungen, SaaS-Angeboten sehr gut einbringen können und gern beratend zur Seite stehen. Nur durch professionelle Dienstleister ist der langfristige Erfolg garantiert. Sie kennen die technischen Voraussetzungen, die es bei der Umsetzung braucht, verfügen über die entsprechenden Zertifikate und nur IT-Fachleute besitzen die notwendigen Ausbildungen. Gerade im IT-Bereich rächtes sich, am falschen Ende zu sparen. Das Arbeiten mit Standards, gerade im Hinblick auf einen späteren Ausbau der Infrastruktur, hat Aussicht auf Erfolg.

Digitalisierung ist nie fertig
Unternehmen, die einmal anfangen, zu digitalisieren, werden schnell merken, dass es kein Ende gibt. Immer neue Anforderungen an die Produkte und den Service am Kunden führen auch innerbetrieblich zu immer neuen Herausforderungen. Genau dies ist aber gut, nur so ist eine Weiterentwicklung möglich. Hier gilt: Wer nicht wagt, der nicht gewinnt. Perfektion ist gar nicht nötig, es braucht nur einen gewissen Pioniergeist und den Willen etwas Außergewöhnliches anzubieten.

iT.PUR ist ein Netzwerk aus professionellen IT-Dienstleistern in NRW und Pinneberg. Wir bieten Computerlösungen für Ihren Erfolg. Von der klassischen IT bis hin zu Cloud -und Managed Services.

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