Medizintechnikunternehmen setzt M-Files als zentrale Plattform für Digitalisierung ein. Nutzung des Quality Management System (QMS) sorgt für höchste Konformität sowie Zeit- und Ressourcenersparnis.

Ratingen, 4.7.2023 – M-Files, führender Anbieter für metadatengesteuertes Dokumentenmanagement, berichtet über die erfolgreiche Einführung seines QMS-Systems beim Schweizer Medizintechnikunternehmen HL Technology. Gemeinsam mit dem Partner RED“X, der HL Technology bereits seit 2018 bei der digitalen Transformation begleitet, gelang die Umsetzung der Lösung schneller und kostengünstiger als geplant und ließ viel Spielraum für individuelle Änderungs- und Umsetzungswünsche.

HL Technology ist spezialisiert auf Mikropräzisionsmechanik für medizinische und zahnmedizinische Geräte. Mit Sitz in der Schweiz und einem Team in Irland liefert HL Technology seine Produkte nach ganz Europa und in die USA. Qualität und Präzision – zwei Stärken, die den guten Ruf Schweizer Technik begründen – sind auch die tragenden Säulen des Medizintechnikunternehmens.

Im Rahmen seiner Digitalisierungsstrategie nutzte HL Technology bereits das metadatenbasierte Dokumentenmanagement von M-Files zur Digitalisierung von Produktionsprozessen und profitierte enorm von der Flexibilität und Anpassungsfähigkeit der Lösung. Im nächsten Schritt sollte die Digitalisierung auch auf das Qualitätsmanagement ausgeweitet werden. Ziel war es, ein einheitliches Werkzeug zum Informationsmanagement für die Produktion, die Qualitätssicherung, aber auch für die Rechnungsstellung, die Personalabteilung und später auch für weitere Bereiche wie den Einkauf einzusetzen. Aufgrund der bisherigen guten Erfahrungen entschied man sich erneut für M-Files, die mit ihrem QMS eine schlüsselfertige Lösung als Zusatzmodul anbieten, die leicht an individuelle Anforderungen anpassbar ist.

Das neue QMS vereinfacht die Bearbeitung der umfangreichen Dokumentation, die bislang zur Erfüllung regulatorischer Anforderungen notwendig waren, enorm: Zum einem führt die Digitalisierung der bisher papierlastigen Produktdokumentation zu erheblichen Einsparungen. Zum anderen sorgt die metadatenbasierte Klassifizierung dafür, dass Informationen – einmal gespeichert – überall in ihrer aktuellen Version zugänglich sind. Nur berechtigte Personen haben Zugriff auf Dokumente und Änderungen werden jeweils durch die elektronische Signatur bestätigt. Dank Workflows und Aufgaben werden keine Aktivitäten vergessen; menschliches Versagen wird nahezu eliminiert.

„Mit M-Files QMS werden alle Dokumente und Daten, die an der Qualitätssicherung beteiligt sind, in einem einzigen System verwaltet“, sagt Marc Philippon, Manager IT & Solutions bei RED“X. „Dadurch können Unternehmen die Effizienz der Prozesse und der Qualitätssicherung steigern, Normen wie FDA 21 CFR Part 11 und ISO 9001 leichter einhalten und die Anforderungen von Audits erfüllen.“

Mit M-Files wird auch die Ausbildung der Beschäftigten dokumentiert. Die Schulung der Mitarbeitenden erfolgt strukturiert, kontrolliert und jederzeit transparent. Zukünftig ist darüber hinaus die Nutzung von M-Files im Einkaufsmanagement vorgesehen. Dort ist ein Workflow für die Freigabe von Bestellungen und Rechnungen geplant, eine Schnittstelle zum ERP wird die automatische Übertragung ermöglichen. Im Bereich Human Resources sollen alle Personaldaten der Mitarbeitenden zentral in M-Files gespeichert werden.

„Wir haben in M-Files das zentrale Werkzeug für unsere Digitalisierung gefunden. Mit M-Files lassen sich viele Prozesse von der Fertigung über Human Resources bis hin zum Qualitätsmanagement automatisieren. Die Plattform wird im gesamten Unternehmen genutzt, weil sie leicht anpassbar und skalierbar ist. Unser QMS ist eine wichtige Basis für höchste Präzision. M-Files hilft uns, Unachtsamkeiten und Fehler zu eliminieren. Heute sind unsere Prozesse zu 98% konform“ lobt Adrian Banderet, Direktor Quality Management and Regulatory Affairs bei HL Technology, den Projekterfolg.

Die vollständige Fallstudie kann hier eingesehen werden:
https://ressourcen.m-files.com/fallstudien

Mehr Informationen zum metadatengesteuerten Dokumentenmanagement von M-Files:
https://www.m-files.com/de/dokumenten-und-inhaltsverwaltung-neu

M-Files ist ein weltweit führendes Unternehmen für Lösungen zum Informationsmanagement. Die Plattform für metadatengesteuertes Dokumentenmanagement von M-Files ermöglicht es Wissensarbeitern, sofort die richtigen Informationen in jedem Kontext zu finden, Geschäftsprozesse zu automatisieren und Compliance und Sicherheit im Informationsmanagement durchzusetzen. Damit können Unternehmen einen Wettbewerbsvorteil erzielen und ihre Performance steigern, indem sie besseren Kundenservice und höhere Qualität bei geringerem Risiko bieten können. www.m-files.com

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